Để có thể viết Email chuyên nghiệp

Xin chào mọi người, hôm nay mình sẽ làm một bài viết về việc làm thế nào để viết một lá thư điện tử ấn tượng, bài viết là những gì mình tham khảo từ những người rất tuyệt vời trong lĩnh vực quản lí nhân sự và digital marketing và các tài liệu về viết mail của các trung tâm uy tín. Hy vọng sẽ giúp các bạn tự tin hơn khi viết mail và tạo được ấn tượng tốt cho người nhận.

Trong thời đại thông tin, khi phương thức trao đổi qua thư điện tử (email) càng ngày càng trở nên phổ biến thì việc viết một bức email chuyên nghiệp, chính xác đã trở thành một kỹ năng rất quan trọng, không chỉ đối với người đi làm mà còn với cả các bạn sinh viên. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt với người đọc, không còn cách nào khác, hãy chắc rằng bạn biết cách sử dụng ngôn từ một cách chuẩn xác khi soạn email.Việc sử dụng ngôn từ chuẩn xác là điều thiết yếu, không thể đánh giá một email là tốt khi email đó chứa các lỗi sai chính tả, ngay cả khi đó là một email có cách trình bày bắt mắt.

1. Khi nào thì cần viết email trang trọng?

Bạn cần soạn một bức email trang trọng trong những dịp quan trọng như khi gửi đơn xin việc, đơn xin học bổng; khi giao tiếp bằng văn bản trong môi trường kinh doanh (đặc biệt là khi viết cho người lớn tuổi hơn hay có vị trí cao hơn bạn); viết gửi đến một người không quen biết bạn, v.v... Vì vậy, văn phong của những email này cần phải chuyên nghiệp, đúng ngữ pháp, chính tả, cũng như các dấu câu.

Ví dụ 1: 

(Subject: Nguyen Trieu Phong_Application_Marketing Executive)

Kính gửi Giám đốc tuyển dụng,

Tôi rất quan tâm đến vị trí Marketing Executive được quảng cáo trên vietnamjob.com. Trình độ và kinh nghiệm của tôi đều phù hợp với yêu cầu phía doanh nghiệp.

Hy vọng ông (bà) dành thời gian để xem hồ sơ đăng ký tuyển dụng của tôi, trong đó bao gồm bản sơ yếu lý lịch và thư xin việc.

Mong sớm nhận phản hồi từ ông (bà).

Trân trọng,

Nguyễn Triệu Phong

Ví dụ 2:

(Subject: Nguyen Trieu Phong, Absence on Wed, 22 Mar)

Thưa ông Lê Minh Toàn,

Tôi rất tiếc phải thông báo cho ông rằng tôi sẽ không thể tham dự cuộc họp thứ tư tuần tới vì lí do sức khỏe. Tôi có thể gửi email cho ông để lên ý tưởng trước cuộc họp không? Tôi cũng có thể thảo luận với ông vào lúc 14 giờ ngày mai.

Mong sớm nhận phản hồi từ ông.

Trân trọng,

Nguyễn Triệu Phong 

•  Lưu ý:

1. Đừng quên viết tiêu đề cho email, tiêu đề này cần ngắn gọn và bao quát được nội dung mà email đề cập.
2. Không viết tắt.
3. Không viết một câu dài hoàn toàn bằng chữ in hoa.
4. Dùng những từ và câu mang tính chất trang trọng, không dùng tiếng lóng.
5. Có thể dùng dấu gạch đầu dòng hoặc dấu chấm tròn khi liệt kê các sự lựa chọn, thành phần, ...
6. Cách mỗi đoạn bằng một dòng trắng, thay vì thụt vào đầu dòng ở mỗi đoạn.
7. Mỗi email cần có một nội dung nhất định, với các nội dung không có sự liên kết nội dung nên trình bày bằng các email riêng biệt.
8. Xem lại email ít nhất 2 lần trước khi gửi đi.

2. Cấu trúc của một email trang trọng 

Cấu trúc một bức email trang trọng cũng tương tự như một bức thư, bạn cần viết đủ cả ba phần: Mở đầu, Nêu ý chính, Kết thư.

2.1. Mở đầu
Khi viết email trang trọng, cách tốt nhất để mở đầu là:

• KÍNH GỬI (THƯA) + DANH XƯNG (MR./MRS./MS./PROFESSOR/...) + HỌ HOẶC TÊN ĐẦY ĐỦ CỦA NGƯỜI NHẬN + DẤU PHẨY

Một số lưu ý khác:
1. Khi bạn không chắc phải dùng Miss hay Mrs. với người nhận là phụ nữ, hãy dùng Ms. Nếu bạn không biết giới tính của người nhận thì chỉ cần ghi tên đầy đủ, không cần ghi danh xưng (Dear Charlie Brown, Dear Đặng Thanh ...)
2. Nếu bạn không biết tên hay giới tính của người nhận, tránh dùng “To Whom It May Concern”. Thay vào đó, hãy dùng chức vụ công việc của họ (Kính thưa Trưởng phòng nhân sự, Kính gửi Phó tổng giám đốc công ty ABC, v.v...) hay một lời chào chung chung như “Thưa ông (bà)”.
3. Nếu gửi email đến hai người thì hãy đề cập cả hai chức vụ cách bởi liên từ "và".
4. Cuối cùng là, điều gì không biết thì đừng đoán mò. Hãy tìm hiểu hoặc chọn phương án an toàn nhất để tránh bị hiểu lầm trong danh xưng.

2.2. Nêu ý chính
Với đa phần email trang trọng, tốt nhất hãy đi thẳng vào ý chính bằng cách nêu lí do bạn viết email này. Ví dụ: 

1. Tôi viết thư để ứng tuyển vào vị trí ... / để hỏi thêm thông tin về...
2. Sau khi đọc quảng cáo của bạn trong ... / Sau khi nhận được quảng cáo của bạn tôi muốn ...

Một số lưu ý khác:
1. Vào lần đầu bạn gửi email cho người nhận, bạn có thể viết một lời khen ngợi dành cho họ trước khi nêu lí do của bức email.
2. Cố gắng viết không quá bốn đoạn trong bức email và chỉ nêu một luận điểm trong mỗi đoạn.
3. Dùng những từ liệt kê như Trước tiên, Kế tiếp ..., Cuối cùng khi nói về các luận điểm.
4. Dùng những câu hỏi gián tiếp như“Tôi sẽ rất biết ơn nếu ông có thể cung cấp cho tôi thông tin về...”để hỏi thông tin một cách lịch sự.
5. Để kết thúc đoạn cuối cùng, hãy nêu cụ thể bạn muốn người nhận thực hiện thao tác nào:
- Mong ông sắp xếp cho tôi một buổi gặp mặt để trao đổi rõ hơn về vấn đề nêu trên.
- Hy vọng phía công ty sẽ hỗ trợ cho chúng tôi về vấn đề này.

2.3. Kết thư
Bạn nên viết một dòng kết ngắn gọn trước khi kết thư để nhấn mạnh điều bạn muốn nhắn nhủ với người nhận, và cũng để thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận:

1. Nếu bạn cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi.
2. Bạn cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi tại [số điện thoại / email].

Sau đó, bạn có thể kết thư với các cụm từ như Cám ơn, Trân trọng, v.v... trước khi ghi tên đầy đủ của bạn.

Một số lưu ý khác:
Email của bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn nếu bạn thêm vị trí làm việc và công ty hiện tại (nếu có) sau khi viết tên đầy đủ của bạn. Ví dụ:

Trân trọng,
Nguyễn Triệu Phong
Sale Executive
Hownway Tech Company
(84) 123 456 789

MỘT SỐ VÍ DỤ 

 1. Đưa ra một đề nghị

- Tôi sẽ biết ơn nếu ông có thể gửi cho tôi thông tin chi tiết / trả lời trong vòng hai ngày.

-  Tôi viết thư này để hỏi về việc ông có thể/ tôi có thể... không?

2. Thông báo/thông báo tin buồn 

- Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về ...
- Tôi rất tiếc khi phải / tôi e rằng tôi phải / tôi xin lỗi phải thông báo cho bạn rằng ...

3. Than phiền 

- Tôi viết để phàn nàn về ... / bày tỏ sự không hài lòng của tôi với ... 

- Tôi rất tiếc phải nói rằng tôi đã không thực sự hài lòng với...

4. Thông báo về tệp đính kèm 

- Tôi e rằng tôi không thể mở tệp đính kèm mà bạn đã gửi cho tôi. Bạn có thể vui lòng gửi lại tệp đính kèm đó ở định dạng xyz không? 

-  Vui lòng xem thông tin thêm ở tệp được đính kèm trong thư này.

Hy vọng bài viết này hữu ích đối với mọi người!